Konto firmowe czy osobiste — czy można prowadzić firmę na prywatnym koncie

Pytanie wraca przy każdej nowej jednoosobowej działalności. Krótka odpowiedź: przepisy podatkowe same w sobie tego nie zabraniają, ale trzy inne rzeczy przesądzają sprawę w praktyce.

Co mówią przepisy

Ustawa Prawo przedsiębiorców wymaga rozliczeń przez rachunek płatniczy przy transakcjach z innym przedsiębiorcą powyżej 15 000 zł. Nie mówi natomiast, że ma to być rachunek „firmowy" — mówi o rachunku płatniczym przedsiębiorcy. Przy małych kwotach i sprzedaży konsumenckiej obowiązku nie ma w ogóle.

To właśnie dlatego w internecie krąży odpowiedź „można". Problem w tym, że przepisy to nie wszystko.

Trzy rzeczy, które rozstrzygają praktycznie

1. Regulamin banku. Większość regulaminów kont osobistych zawiera zapis, że rachunek nie może służyć do rozliczeń działalności gospodarczej. Bank, który to wykryje, może wypowiedzieć umowę — zwykle z krótkim terminem. To nie jest teoretyczne ryzyko: regularne wpływy z faktur na konto prywatne są dla banku dobrze widocznym wzorcem.

2. Split payment. Mechanizm podzielonej płatności wymaga rachunku rozliczeniowego, bo tylko do takiego bank zakłada rachunek VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i sprzedajesz towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT albo Twoi kontrahenci stosują MPP dobrowolnie — konto osobiste po prostu nie zadziała.

3. Biała lista. Do wykazu podatników VAT trafiają wyłącznie rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK, zgłoszone do urzędu. Konto osobiste nie zostanie tam ujęte nawet po zgłoszeniu. Kontrahent płacący Ci powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu traci prawo do zaliczenia wydatku w koszty i odpowiada solidarnie za VAT — i dlatego po prostu nie zapłaci.

Kiedy konto osobiste faktycznie wystarczy

Działalność nierejestrowana, firma bez VAT, rozliczenia wyłącznie z konsumentami, niskie kwoty, brak kontrahentów-firm. W takiej sytuacji większość ryzyk odpada, zostaje tylko kwestia regulaminu banku — i warto mieć wtedy osobne konto osobiste wyłącznie na działalność. Nie dlatego, że przepis każe, ale dlatego, że przy rocznym zeznaniu i ewentualnej kontroli rozdzielone wpływy oszczędzają godziny.

Kiedy firmowe jest konieczne

Jesteś czynnym podatnikiem VAT. Wystawiasz faktury firmom na kwoty powyżej 15 000 zł. Kontrahenci płacą w split payment. Prowadzisz spółkę. W każdym z tych przypadków konto rozliczeniowe nie jest opcją do rozważenia, tylko warunkiem działania.

Koszt nie jest już argumentem

Kiedyś konta firmowe kosztowały kilkadziesiąt złotych miesięcznie i to był realny powód, żeby kombinować. Dziś w zestawieniu, które prowadzimy, kilka kont firmowych ma prowadzenie bezwarunkowo za 0 zł, a większość pozostałych zwalnia z opłaty za jeden przelew do ZUS. Oszczędność z trzymania firmy na koncie prywatnym wynosi więc zwykle zero złotych, a ryzyko zostaje.

Konkretne warunki i opłaty są w porównaniu kont firmowych, a to, na co patrzeć przy JDG, opisaliśmy tutaj.